Mit dem Aufkommen von Messengern wie WhatsApp, Telegram und Signal haben sich schnelle und bequeme Kommunikationskanäle etabliert, die ihren Erfolg vor allem der starken Verbreitung und Nutzung von Smartphones zu verdanken haben – Geräte, die auch im Arbeitsalltag eine dominante Rolle einnehmen. Was aber bedeutet das für die elektronische Post, die sich seit Jahrzehnten immer noch hartnäckig als essentieller Bestandteil beruflicher Kommunikation behauptet? Wird die E-Mail in Unternehmen zukünftig keine Rolle mehr spielen?
In einem Gastbeitrag für Mashup Communications hinterfragt Alan Duric, CTO/COO und Mitgründer von Wire, wie zeitgemäß E-Mails heutzutage überhaupt noch sind und legt anhand von fünf Gründen dar, inwiefern Messenger die Daseinsberechtigung von E-Mails „in Zeiten der Arbeitswelt 4.0“ bedrohen. futurezone versucht dagegen, eine Lanze für die E-Mail zu brechen.
Grund 1: Cyber-Angriffe nehmen zu – E-Mail-Postfächer im Hacker-Fokus
Alan Duric: „Immer wieder und zunehmend regelmäßiger geraten E-Mail-Provider in den Fokus von bösartigen Cyber-Angriffen. Einer Meldung des Bundeskriminalamtes im Sommer 2017 zufolge wurde ‚eine Sammlung von ca. 500.000.000 ausgespähten Zugangsdaten, das heißt E-Mail-Adressen und die dazugehörigen Passwörter, in einer Underground-Economy Plattform gefunden. Die aktuellsten ausgespähten Zugangsdaten stammen wahrscheinlich aus Dezember 2016.‘ Daher stellt sich die Frage: Ist eine vertrauliche Kommunikation via E-Mail noch zeitgemäß?“
futurezone: Absolut. Auch Messenger stehen schon seit geraumer Zeit als potenzielle Angriffskanäle im Fokus von Hackern. Dazu zählen die üblichen Maschen wie das Verschicken von Phishing-Links oder das Versenden von Trojanern, die als Bilder getarnt werden. Anderen Cyber-Angreifern ist es sogar gelungen, die Kontrolle über ganze Messenger-Konten zu übernehmen. Klar ist, weder bei E-Mails noch bei Messengern kann es eine hundertprozentige Sicherheit geben. Nicht ohne Grund werden Informationen über kritische Sicherheitslücken bei Messengern hoch gehandelt und für viel Geld an- und weiterverkauft.
Grund 2: Der Feind jedes Posteingangs – Spam
Alan Duric: „Der Großteil des privat sowie beruflich genutzten Postfachs besteht aus Spam-Mails. Der Eingang dieser lästigen Nachrichten hat sich in den letzten Jahren vervielfacht. Spam-Mails verursachen nicht nur überflüssigen Traffic, sondern sorgen zudem dafür, dass wichtige Mitteilungen Gefahr laufen, unterzugehen. Messenger hingegen, die eine vorherige, gegenseitige Autorisierung erfordern, ermöglichen eine, vom Nutzer kontrollierten Kommunikationsaustausch. So sind weder Werbung, noch Nachrichten unerwünschter Absender Teil des Chatverlaufes.“
futurezone: Das stimmt nicht ganz. Serienbriefe, Abo-Fallen und gefälschte Gutscheine sind nur einige der Spam-Nachrichten, die Messenger-Nutzer terrorisieren. Zugegeben: Sie erfordern, dass das eigene Netzwerk solche Nachrichten teilt, wir wissen jedoch alle, dass die Fehlerquelle Mensch (gleiches gilt für das versehentliche Öffnen infizierter Dateianhänge an E-Mails) nicht auszuschließen ist. Selbst Morddrohungen per WhatsApp sind heute längst kein Phänomen mehr und deutlich erschreckender als die klassische Spam-Mail über Penis-Verlängerungen.
Grund 3: Emotionen statt starre Nachrichten für ein produktives Arbeitsklima
Alan Duric: „Die Arbeitswelt ist bei weitem nicht mehr so starr, wie noch vor einigen Jahren. „Du statt Sie“, heißt es in den Büroräumen und auch die Kommunikation darüber hinaus ist wesentlich lockerer geworden. E-Mails wirken meist deutlich ernster und starrer als kurze Updates via Messenger und auch Missverständnisse können schneller ausgeräumt werden. Emojis, GIFs, Gefällt-mir-Angaben erlauben schnell und zeiteffizient und auf Mitteilungen zu reagieren, ohne ausschweifende Texte zu verfassen. Gleichzeitig erweist sich somit das Arbeiten als deutlich angenehmer und kollegialer, da sich nunmal Emotionen über Messenger deutlich besser abbilden lassen und so auch die Produktivität und das Arbeitsklima optimiert wird.“
futurezone: Was für ein Start-up das richtige Tool sein kann, lässt sich nicht automatisch auch auf konservative Unternehmen oder gar Konzerne übertragen. Dabei ist die „Du“-Mentalität im Büro eine Sache, Seriosität von Unternehmen immer noch eine andere. Viele schreiben im Messenger deutlich losgelöster von Rechtschreibung und Ausdruck, was schnell zu unseriösem Auftreten führen kann – auch unter Kollegen. Ein gewisses Respektslevel sollte bei Bedarf also unbedingt gewährleistet werden.
Grund 4: Mails kosten Zeit – Messenger sparen Zeit
Alan Duric: „Mit dem Aufräumen des Posteingangs geht der Verlust von Arbeitszeit einher – das tägliche Sortieren und Bearbeiten von E-Mails am Morgen nimmt Energie in Anspruch, die anderweitig besser investiert wäre. Bis ein dringendes Anliegen oder Problem per Mail geklärt ist, kann ebenfalls viel Zeit ins Land ziehen. Zudem ist der Zugriff auf unendlich lange Nachrichtenverläufe im Postfach häufig sehr mühsam. Mit Messaging-Services lassen sich Kollegen zeitkritischen Situationen erreichen, Absprachen via Textnachricht, Meetings oder Screen-Sharing erhöhen die Flexibilität im Workflow. Probleme werden schnell gelöst und lästiges E-Mail-Ping-Pong umgangen.“
futurezone: E-Mail-Posteingang hin oder her, auch im Messenger dürften liegengebliebene Nachrichten zum Arbeitsalltag gehören. Schlimmer noch: Durch das Suggerieren ständiger und schnellerer Erreichbarkeit als per E-Mail kann es fix zum Dauerbombardement mit Textnachrichten kommen, einschließlich entsprechend ungeduldiger Kollegen. Für besonders zeitkritische Situationen bieten sich deshalb weder E-Mail noch Messenger an. Ein Telefonat wäre deutlich besser geeignet.
Dazu kommt, sofern für den Messenger keine Desktop-Version vorliegt, dass dieser per Smartphone oder Tablet bedient werden muss und damit den Schreibfluss massiv einschränkt. Was also, wenn es nicht reicht, nur kurze Bemerkungen auszutauschen? Eine E-Mail dagegen, die mittels Keyboard verfasst wird, nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch und ermöglicht darüber hinaus Textformatierung auf unkomplizierte Art.
Grund 5: Mangelnde Sicherheit – Verschlüsselung muss keine Hürde sein
Alan Duric: „Ein sicherer Austausch von E-Mails ist möglich – in der Einrichtung von zusätzlicher Sicherheits-Software. Speziell beim Austausch von sensiblen Dokumenten wie zum Beispiel Verträgen mit Geschäftspartnern oder Krankschriften von Mitarbeitern spielt Datenschutz eine große Rolle. Cloud-basierte E-Mail-Services bergen zusätzlich die Gefahr, dass Dritte oder der Provider selbst, Zugriff auf die sensiblen Gesprächsverläufe samt Dateien haben können. Auch hier bieten Messenger, die auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzen, eine gute und vor allem sichere Alternative. Alle Konversationen und ausgetauschten Daten sind nur auf den jeweiligen Endgeräten abrufbar und so vor dem Zugriff Dritter geschützt.“
futurezone: Messenger sind nicht immun gegen Sicherheitslücken. Zum Austausch hochsensibler Daten sollten sie aber nicht nur deshalb äußerst gut überlegt genutzt werden. Es reicht immerhin, dass das Endgerät abhanden kommt oder gestohlen wird. Ohne die richtigen Backup-Einstellungen gehen Dateien schnell dauerhaft verloren.
Und dafür, dass Dritte ausgetauschte Daten mitlesen können beziehungsweise sogar überreicht bekommen, stehen zumindest WhatsApp und sein Mutterkonzern Facebook seit längerem in der Kritik. In Frankreich gab es deswegen bereits ein Ultimatum zur Einhaltung bestehender Gesetzesrichtlinien. Nicht zu vergessen (für die Skeptiker): der deutsche Staatstrojaner zur gezielte Überwachung von Messenger-Diensten auf Smartphones, der bereits in Nutzung ist.
Fazit
Messenger sind ein wunderbares Tool für unkomplizierte und schnelle Kommunikation – im Alltag. Auf Arbeitsebene sehen wir sie in naher Zukunft dagegen weder als Allzweckwaffe noch als Ersatz für die E-Mail. Dies aber nicht nur, weil bei Messengern ähnliche Probleme wie bei der elektronischen Post auftreten. Vor allem bei der Kommunikation aus dem Unternehmen heraus wird die E-Mail weiterhin den Standard darstellen. Denn nur, weil firmenintern auf Messenger gesetzt wird, bedeutet das nicht, dass andere diesem Beispiel folgen. Und selbst wenn, muss es nicht der gleiche Anbieter sein. Hier wird dann letzten Endes die Kompatibilität zum Problem. Wer möchte allein im Job schon über vier verschiedene Messenger-Dienste kommunizieren?